La organización de grupos y convenciones generalmente la primera vez es muy confusa, es por ello que a continuación te mencionaremos los pasos a seguir para que tu evento sea un éxito.

Paso 1: Planificación

• Para comenzar la organización de grupos y convenciones se debe tener en cuenta el tipo de público al que va dirigido el evento, ya sea segmentar por características sociodemográficas, intereses, empresas u otros.

Además de tomar en cuenta la temática y el objetivo de realizar dicho evento, por ejemplo:

• Vender
• Educar
• Motivar
• Presentar
• Inaugurar

• No debes olvidar planificar la ubicación más adecuada para que la organización de grupos y convenciones genere mayor interés entre los participantes y ponentes, al mismo tiempo asegurándose de fácil acceso de los asistentes, por medio de los medios de transporte y alojamiento.
• La fecha es otra de las partes importantes de la organización de grupos y convenciones pues este es un detalle fundamental para el éxito del evento, pues debes elegir la fecha de mayor disponibilidad tanto para ponentes como para asistentes.
• También se debe planificar el presupuesto del evento, tomando en cuenta, las instalaciones, los servicios ofrecidos durante el evento, si será un evento gratuito, de paga, con patrocinadores, en conjunto con otras empresas, entre otros factores.
• Y por último dentro de la planeación de la organización de grupos y convenciones se debe planificar la programación del evento, desde los temas que se tratarán, las ponencias que se presentarán, las actividades, la entrada de público, los horarios, entre otros.

Paso 2: Comunicación

Durante este paso se busca hacer saber a los interesados, el momento en que está programado el evento para la asistencia de los interesados.

• Imágen: Dentro de la fase de comunicación de la organización de grupos y convenciones, se debe diseñar la imagen del mismo, creando una imagen amigable y reconocible que contenga los elementos asociados al evento y posteriormente realizar la publicidad correspondiente del evento desde los medios digitales o los tradicionales.
• Convocatoria: Después de identificar a los asistentes de tu evento, se podrías enviar una convocatoria, en la cual se incluye información  sobre las conferencias, eventos, actividades, los ponentes,  el lugar y la fecha.
• Publicidad: Se recomienda realizar campañas de publicidad en los medios adecuados para que esta llegue a las personas interesadas en el evento.
• Merchandising: Este es un paso que acompaña las campañas de publicidad y comunicación pues se trata de tener preparado un kit de artículos para los asistentes que contengan artículos como plumas, lápices, agenda o cualquier regalo que resulte útil para que recuerden la marca de tu evento.
• Redes sociales: Durante la fase de comunicación de la organización de grupos y convenciones, las redes sociales tienen suma importancia antes y durante del evento para compartir lo que sucede en el evento.

Paso 3: El evento

Recibir a los participantes: Esta es la primera parte del evento, la cual muchas veces es un reto, pues se necesita un equipo coordinado que de la bienvenida, entregue los kit de bienvenida con merchandising del evento, además de responder las preguntas sobre aspectos prácticos del evento.

Organización de Congresos, Grupos y Convenciones con Grupo Club de Hoteles

Te ayudamos con la coordinación antes, durante y después de tu evento, contamos con los mejores paquetes y servicios para la organización de grupos y convenciones ¡Contáctanos ahora!