Grupo Club de Hoteles

¿Te has preguntado alguna vez cómo se realiza una organización de convenciones exitosa? Desde la elección del lugar hasta la contratación de los servicios, hay muchos aspectos que deben requerir.

Pero no te preocupes, ¡estamos aquí para ayudarte! En esta guía paso a paso te platicamos too lo que necesitas saber sobre la organización de convenciones, encontrarás todo lo que se necesita saber para planificar un evento inolvidable y sin problemas. Desde el primer paso hasta el último detalle, estaremos aconsejándote en cada momento.

Paso a seguir para una buena organización de convenciones

Identifica los objetivos 

Como cualquier otro evento, una organización de convenciones requiere una logística eficaz para tener éxito. Primero tienes que dedicar tiempo a determinar qué esperas conseguir con tu convención. Para encontrar el mejor formato, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son las actividades y los puntos clave más importantes para ti?
• ¿Cuál quieres que sea el ambiente de la organización de convenciones?
• ¿Sobre qué temas se hablarán y en qué temas se centrarán los asistentes?
• ¿Qué información se comunicará a los asistentes?
• ¿Cuáles son los puntos principales que quieres que recuerden los asistentes?
• ¿Cómo puedes satisfacer a todos tus empleados? ¿Qué actividades interesantes podrías realizar?

Cada reunión de trabajo tiene un tema distinto que se desarrollará a lo largo del día mediante interacciones entre los asistentes y actividades. Una organización de convenciones puede hacerse con diversas finalidades, como las mencionadas anteriormente y después de saber tus objetivos, las actividades y los puntos que vas a hablar con tu equipo.

Escoge una fecha

Está claro que lo ideal es que la organización de convenciones sea útil para el mayor número posible de miembros del equipo, no hay nada como una encuesta previa para decidir la fecha. Esto te facilitará la tarea, ya que los asistentes indicarán cuándo están disponibles y cuándo no; lo más recomendable es organizar tu convención en un momento de baja carga de trabajo y cuando no sea temporada vacacional.

Establece el presupuesto 

Como para cualquier otro evento, elabora un presupuesto detallado con todo lo que quieres organizar, deberás tener en cuenta un número estimado de asistentes, el lugar de celebración, el entretenimiento y la duración de la organización de convenciones. No olvides incluir los gastos de viaje, alojamiento y comida.

Selecciona el espacio para tu convención o congreso

El lugar donde se dará cita para el evento se elige en función de varios factores. El primero es la capacidad, es decir, el número de personas que puede albergar un espacio sin dejar de ser abierto y despejado.

La ubicación es el siguiente factor en el que hay que pensar, ya que por muy creativo que intentes ser, no hay razón para elegir la sala más particular de la ciudad para una convención destinada a los empleados de tu empresa, sobre todo si los asistentes corren con sus propios gastos de viaje. Encontrar el espacio no debería llevarte muchas horas, es importante considerar que cuando un lugar parece apropiado, lo más importante es visitarlo.

Antes de elegir el lugar y las actividades, determina las ofertas de los distintos proveedores. ¡No dudes en solicitar un presupuesto personalizado y que se adecue a tus necesidades en función del número de asistentes!. Dependiendo del lugar y del programa, tendrás que decidir si la reunión ha de durar todo el día, medio día o varios días.

Planifica las actividades

Elabora un programa para la organización de convenciones que todo el equipo pueda seguir, es necesario comunicar a los asistentes la hora de inicio de la convención, la fecha del evento, las actividades y los descansos. Evita crear un horario demasiado largo, ya que los imprevistos suelen alterar la jornada.

Comparte la organización de convenciones con toda la empresa

Anuncia la organización de convenciones a todo tu equipo por correo electrónico, redes sociales y en los tablones de anuncios de tus oficinas hará que el evento sea oficial. Así podrás recoger su retroalimentación. Aprovecha la ocasión para aconsejar a los asistentes sobre lo que deben llevar (traje de baño, calzado deportivo, ropa para deportiva, etc.) para que nadie acuda desprevenido.

Mantén el contacto tras la organización de convenciones

Envía correos de agradecimiento con fotos de recuerdo después de la organización de convenciones, esta es también una oportunidad para enviar una encuesta de satisfacción para conocer la opinión de los asistentes. Con esta información, podrás mejorar tu futura organización de convenciones.

Ya que tienes claros estos pasos, es importante siempre preguntarnos ¿Cómo van a recordar el evento? ¿En qué nos diferenciamos? Tenemos que ponernos en los zapatos de los asistentes para saber de qué manera podemos impresionarlos y dejarles una buena impresión.

Es por ello que Grupo Club de Hoteles, se encarga en la organización de convenciones, contamos con una experiencia ya de 20 años, ofrecemos un servicio completo con los mejores espacios y personal altamente capacitado.

Contáctanos, estamos para escucharte y asesorarte en la mejor elección del Hotel o recinto de acuerdo a tus necesidades particulares, tomando en cuenta las actividades y animaciones que permitirán desarrollar tu organización de convenciones de la mejor manera.