Organización de grupos y convenciones para empresas en Hoteles
Para que un evento se pueda llevar de la mejor manera posible hace falta la intervención y ayuda del departamento de organización de grupos y convenciones que, como lo indica su nombre, se dedica a la gestión, logística y organización de eventos dentro de los hoteles.
Departamento con profesionales que se dedican a:
- Asesoría: Para la elección del Hotel o recinto de acuerdo a sus necesidades.
- Organización: Antes, durante y después del evento.
- Desarrollo: Coordinación del programa del evento.
Dentro de las organizaciones de grupos y convenciones entran eventos de diversos temas y propósitos, por ejemplo:
Evento que por lo general se lleva a cabo de manera periódica para que los asistentes debatan y se actualicen sobre un tema en concreto.
- Seminarios:
Generalmente, sirven como herramienta de capacitación para los empleados de una empresa.
Viaje que las empresas realizan para sus empleados donde se busca dar una recompensa por el cumplimiento de objetivos.
- Capacitaciones:
Eventos que buscan implementar estrategias de formación para los empleados de una empresa.
Estos buscan fomentar la relación entre empresas y sus clientes, buscando a su vez cerrar ventas, acuerdos o negocios.
- Conferencias:
Plática brindada por especialistas, que toca temas de interés para el público presente.
- Lanzamientos:
Evento realizado con el fin de presentar al público interesado la presentación de un producto o servicio.
Estrategia de convivencia que realizan las empresas con el objetivo de crear vínculos que vayan más allá de lo laboral y de esa forma se creen equipos de trabajo de alto rendimiento.
- Cenas de gala:
Evento empresarial de gran importancia que generalmente se realiza con motivo de una celebración, ya sea una cena de año nuevo o el aniversario de la empresa.
¿Quién hace la organización de grupos y convenciones?
Si alguna vez has llegado a asistir a una convención, te habrá dado cuenta de que hay toda una logística detrás. Todos los elementos que se encuentran inmiscuidos fueron reunidos por los Grupos y Convenciones en un lugar, el cual es todo un equipo de trabajo, quienes se coordinan por el Gerente de Servicios de la convención.
Tales gerentes trabajan para hoteles o centros de convenciones y son quienes sirven de enlace con grupos o empresas que deseen realizar grandes eventos.
El director de Grupos y Convenciones es quien se posiciona en la parte superior de un organigrama. Este desempeña un papel muy importante en la industria hotelera y en los congresos, prácticamente es quien lleva toda la organización.
Este director es el encargado de coordinar los grupos y convenciones en un hotel, debe trabajar con varios departamentos y ayudar con las necesidades de los empleados dentro de cada equipo, así como los menesteres de los clientes y sus características dentro de los eventos.
Aquí algunas de sus funciones:
- Deberá reservar la sala de conferencia
- Tendrá que cubrir la necesidad de tener equipos de audio o video
- Organizará los servicios de banquete
- Asimismo, posee la obligación de planificar cualquier cambio que pudiera ocurrir al momento de llevar a cabo el evento.
Organización de grupos y convenciones con Grupo Club de Hoteles
En Grupo Club de Hoteles, nos ponemos a sus órdenes con servicios que van desde la asesoría de la elección del hotel sede para tu evento hasta el cierre administrativo del mismo.
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