La organización de congresos, eventos y convenciones para empresas son una gran oportunidad para los negocios y para las relaciones empresariales, además abre canales de comunicación.Es por ello que en este artículo te contaremos los tipos de eventos y te brindaremos algunos consejos para la organización de eventos y convenciones para empresas.

Tipos de eventos y convenciones empresariales

A partir de las necesidades del evento, sus objetivos y el presupuesto podemos dividir los tipos de evento en formales e informales.

Formales

Durante los congresos, conferencias, eventos y convenciones de formales se deben cuidar detalles desde los colores sobrios hasta la estructura bien planificada donde se cubran todos los protocolos importantes como por ejemplo:

• el servicio de alimentos
• la decoración
• el código de vestimenta
• el espacio donde se llevará a cabo

Algunos de los tipos de eventos empresariales formales son:

• Lanzamiento: Durante este tipo de eventos y convenciones se busca el objetivo de adquirir mayor popularidad y posicionamiento de la empresa además de que se busca difundir a socios, clientes y colaboradores en los medios de comunicación el lanzamiento de un nuevo producto.
• Presentación: Este tipo de eventos y convenciones lo realizan empresas que generalmente trabajan en un solo rubro pero que a su vez tienen diversos productos para las necesidades de cada cliente.
• Convenio: Uno de los eventos y congresos más complicados suele ser este pues tiene que ser perfecto. Se realiza cuando dos o más empresas realizan un convenio, por lo que uno de los objetivos durante este evento es crear un ambiente agradable y confortable para todas las partes, generalmente se cuenta con un servicio de alimentos y bebidas para inspirar un ambiente  de comunicación cordial.
• Congresos: Estos deben ser lo más formal posible, pues los congresos son los eventos con mayor logística debido al tiempo limitado y que también implica el traslado de muchas personas. Es por ello que se debe tener una agenda perfectamente organizada y acondicionada a la temática de cada congreso.

Informales:

Para comenzar, los congresos, conferencias, eventos y convenciones informales no necesitan de un protocolo exacto o perfecto de servicio de alimentos, decoración, vestimenta y espacio, pues la mayoría de los eventos informales tienen duración corta o mediana.

Algunos de los tipos de eventos empresariales formales son:Las conferencias, seminarios, ferias, exposiciones, fiestas, cenas, entre otras.

• Fiesta: Este tipo de evento puede ser formal o informal, dependiendo de la empresa, puede realizarse para festejar la cena de año nuevo o el aniversario de una empresa, se busca el servicio de alimentos y bebidas para propiciar la convivencia y al mismo tiempo se busca crear una atmósfera donde todos los miembros de la empresa tengan un sentido genuino de pertenencia.

Tener éxito al momento de querer organizar una convención es, sin duda, una experiencia muy gratificante y desde luego bastante productiva. En ocasiones podemos llegar a pensar que esto es una tarea sencilla; sin embargo, no lo es por todo el trabajo que conlleva, por ello aquí te damos algunos pasos para que tu convención sea exitosa.

• Como primer paso y siendo algo obvio, deberás de encontrar un lugar donde vayas a albergar a todas las personas que entren a tu convención. Deberás tomar en cuenta el número de asistentes y donde se ubicara, trata de que sea en un lugar céntrico y fácil de llegar. Normalmente, se suelen hacer en hoteles, centros de convenciones, etc.
• La fecha debe ser conveniente. Evita días festivos, así como cualquier otro evento que se vaya a llevar a cabo en los alrededores.
• Los invitados deberán de ser los adecuados. Que invites a mucha gente no quiere decir que todas estas personas vayan a asistir. En función de las características de tu evento, busca el mejor número para hacerlo alcanzable, teniendo en cuenta las necesidades de todos tus asistentes.
• La comunicación es una parte fundamental, a veces puede llegar a olvidarse, pero no olvides su importancia. Actualmente, puedes ocupar las herramientas que ofrecen las nuevas tecnologías.

Algunos tips

Para la organización y planificación de congresos, conferencias, eventos y convenciones no se deben olvidar ciertos detalles importantes tales como:

Antes del evento:

• Elección de los organizadores
• Elegir la fecha, hora y lugar del evento, así como la duración del mismo.
• Organizar la agenda o programa del evento
• Definir los objetivos del evento
• Elaborar un presupuesto
• Determinar el número de asistentes y ponentes (en caso de que apliquen)
• Seleccionar los proveedores, servicios y productos.
• Realizar la difusión del evento por los medios de comunicación adecuados

Evento:

• Contacto con proveedores: Tales como hospedaje, servicio de alimentos y bebidas, traslados y medios de transporte, entre otros, con el objetivo de confirmar todos los servicios requeridos para el evento.
• Envío de documentación y merchandising a los asistentes y ponentes.
• Montaje: Este paso de preferencia debe realizarse con antelación, pues el montaje de la sala o de los stands suele llevar bastante tiempo.
• Ensayo General: Un día antes del evento recomendamos realizar un ensayo general, reuniendo a todos los organizadores para afinar los detalles del evento.

• Desarrollo: Durante el evento se debe tener el control en todo momento desde la recepción hasta el cierre del evento.
• Encuesta de satisfacción: Al finalizar el evento se pueden realizar este tipo de encuestas para tener un control de calidad midiendo la satisfacción de los asistentes y ponentes del evento.

Después del evento

Después de los congresos, conferencias, eventos y convenciones, recomendamos tomar en cuenta el dar seguimiento a las encuestas de satisfacción y a sus resultados,  además de realizar un análisis del evento desarrollado para comparar los resultados con los objetivos planteados.

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